Datenschutzerklärung für Geschäftskunden, Lieferanten oder Partner

In dieser Erklärung legen wir dar, welche personenbezogenen Daten erfasst werden, für welche Zwecke wir diese erfassen und welche Rechte Sie diesbezüglich haben.

Was deckt die vorliegende Datenschutzerklärung ab?

Diese Datenschutzerklärung bietet Informationen über personenbezogene Daten, die von Rheinland Kraftstoff oder einem verbundenen Unternehmen der Shell Unternehmensgruppe verarbeitet werden und sich beziehen auf (i) Personen, die für, oder im Auftrag von unseren Geschäftskunden handeln, oder die Aktionäre unserer Geschäftskunden („Geschäftskunden“) sind, (ii) Lieferanten oder Verkäufer („Lieferanten“), (iii) Geschäftspartner (auch von nicht von Shell geführten Joint Ventures), sowie Investoren und Aktionären („Geschäftspartner“).

Personen, die Zugang zu einem Rheinland Kraftstoff-Gelände im Auftrag eines Geschäftskunden, Lieferanten oder Geschäftspartners benötigen, werden gebeten, zusätzliche Informationen anzugeben, damit Sie zu Gesundheits-, Sicherheits- und Gefahrenabwehrzwecken identifiziert werden können und Shell die Geschäftsbeziehung mit dem jeweiligen Geschäftskunden, Lieferanten oder Geschäftspartner verwalten kann. Für weitere Informationen verweisen wir Sie an die Datenschutzerklärung – Mitarbeiter, Auftragnehmer und Angehörige unter https://rheinland-kraftstoff.de/?page_id=27383&preview=true

Besucher von Rheinland Kraftstoff-Websites verweisen wir auf die Datenschutzerklärung – Endverbraucher, Autofahrer und Webseitennutzer unter https://rheinland-kraftstoff.de/?page_id=27385&preview=true

Personen, die sich bei Rheinland Kraftstoff bewerben, oder die eine Recruiting-Veranstaltung besuchen, oder an einem Assessment teilnehmen, verweisen wir auf die Datenschutzerklärung – Bewerber  unter https://rheinland-kraftstoff.de/?page_id=27384&preview=true

Besondere Datenschutzerklärungen und ergänzende Datenschutzbestimmungen können weitere Informationen darüber enthalten, wie Rheinland Kraftstoff oder ein verbundenes Unternehmen der Shell Unternehmensgruppe Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. In diesen Fällen werden Ihnen solche Datenschutzerklärungen gesondert übermittelt.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet werden, warum wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und für welche Zwecke, wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren, wie Sie auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen können und wie Sie diese aktualisieren können. Ebenso weitere Optionen, die Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten haben und wohin Sie sich bezüglich weiterer Informationen wenden können.

Wenn personenbezogene Daten von Kindern erfasst werden, bedarf das der Einwilligung eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten.

Besonderer Hinweis – wenn Sie jünger als 16 Jahre sind. Verarbeitung personenbezogener Daten von Kindern

Wenn Rheinland Kraftstoff nicht ganz speziell Weiterbildungsveranstaltungen für Kinder organisiert, erfassen wir nicht absichtlich personenbezogene Daten von Personen unter 16 Jahren. Wenn Sie unter 16 Jahre alt sind, dann übermitteln Sie uns bitte keine personenbezogenen Daten, zum Beispiel Ihren Namen, Ihre Adresse oder Ihre E-Mail-Adresse. Wenn Sie Rheinland Kraftstoff auf eine Weise kontaktieren möchten, die die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich macht (z. B. für Fortbildungs- oder Innovationsevents), bitten Sie Ihre Eltern oder Erziehungsberechtigten, dies in Ihrem Namen zu tun.

Die Kategorien der personenbezogenen Daten, die wir über Sie erfassen.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir über Sie? Erfassung von Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten der nachstehend genannten Kategorien von und in Bezug auf Personen, die unsere Geschäftskunden, Lieferanten oder Geschäftspartner sind oder für diese oder im Auftrag von diesen arbeiten oder zu deren Anteilseignern gehören:

• Private Kontaktdaten (wie Name, Post- oder E-Mail-Adresse und Telefonnummer) nur wenn notwendig; oder
• Geschäftliche Kontaktdaten und andere Informationen (wie Stellenbezeichnung, Abteilung, Name der Organisation und Ihr geschäftlicher Umgang mit Rheinland Kraftstoff im eigenen Namen oder im Namen des jeweiligen Geschäftskunden, Lieferanten oder Geschäftspartners).

Screening („Überprüfung“)

Zusätzlich führen wir regelmäßig zur Einhaltung der gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen, zum Schutz der Vermögenswerte und Mitarbeiter/Auftragnehmer von Shell und insbesondere zur Gewährleistung, dass Shell allen Gesetzen zur Handelskontrolle, Geldwäsche und/oder Bestechung und Korruption und anderen gesetzlichen Anforderungen Rechnung tragen kann, Überprüfungen (Screening) (vor Vertragsabschluss und in regelmäßigen Abständen nach Vertragsabschluss) von Eigentümern, Aktionären und Direktoren unserer Geschäftskunden, Lieferanten und Geschäftspartnern durch. Diese Prüfung erfolgt anhand von öffentlich verfügbaren oder amtlichen Sanktionslisten und Medienquellen.

Die Prüfung beinhaltet kein Profiling und keine automatisierte Entscheidungsfindung in Bezug auf die bestehenden oder potenziellen Vertragspartner.

Die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Wer ist für die erhobenen personenbezogenen Daten verantwortlich?

Die Rheinland Kraftstoff GmbH, Auf dem Schollbruch 24-26, 45899 Gelsenkirchen, Deutschland und/oder eines oder mehrere Unternehmen der Shell Unternehmensgruppe, je nach Ihrer Geschäftsbeziehung.

Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten die unter diese Datenschutzerklärung fallenden personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Ausübung der Geschäftstätigkeit – einschließlich der Bereitstellung, Erforschung, Entwicklung und Verbesserung von Produkten oder Services; Abschluss und Durchführung von Verträgen mit Geschäftskunden, Lieferanten und Geschäftspartnern; Erfassen und Abrechnen von Services, Produkten und Materialien für und von Rheinland Kraftstoff; Management von Geschäftsbeziehungen und Marketing, wie z. B. durch Aufrechterhalten und Fördern des Kontakts mit bestehenden und potenziellen Kunden, Account-Management, Kundenservice und Entwicklung, Durchführung und Analyse von Marktstudien und Marketing-Strategien;
• Organisation und Management des Geschäfts – einschließlich Finanzmanagement, Anlagenmanagement, Fusionen, Ausgliederungen, Übernahmen und Veräußerungen, Anwendung von Kontrollmechanismen, Managementberichterstattung und -analyse, interne Prüfungen und Untersuchungen;
• Gesundheit, Sicherheit und Gefahrenabwehr – einschließlich des Schutzes des Lebens oder der Gesundheit einer Person, der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, des Schutzes der Unternehmen und des Personals von Rheinland Kraftstoff und der Identifizierung und der Überprüfung der Zutrittsrechte einer Person; oder
• Einhaltung gesetzlicher und/oder regulatorischer Bestimmungen – einschließlich der Einhaltung von behördlichen Auflagen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch für einen sekundären Zweck verarbeiten, wenn dieser in enger Beziehung hierzu steht, wie z.B.:

• Speicherung, Löschung oder Anonymisierung von personenbezogenen Daten;
• Verhinderung von Betrug, Audits, Untersuchungen, Streitbeilegung oder für Versicherungszwecke, Rechtsstreitigkeiten und Gerichtsverfahren sowie die Verteidigung von Ansprüchen; oder
• statistische, historische oder wissenschaftliche Forschung.

Kommunikation und Marketing

Eventuell erhalten Sie Angebote im Auftrag des jeweiligen Geschäftskunden, Lieferanten oder Geschäftspartners. Bei allen Gelegenheiten erhalten Sie die Möglichkeit, die Abmeldefunktion über die verschiedenen digitalen Kanäle, die wir für die Interaktionen mit Ihnen nutzen, zu verwenden.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn wir eine rechtmäßige Grundlage dafür haben

Warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten die unter diese Datenschutzerklärung fallenden personenbezogenen Daten nur:

• um auf Anfrage einer Person vor Vertragsabschluss Schritte zu ergreifen; wenn es zur Einhaltung einer rechtlichen oder regulatorischen Verpflichtung notwendig ist, der die Rheinland Kraftstoff oder ein verbundenes Unternehmen der Shell Unternehmensgruppe unterliegt;
• wenn es für die Zwecke von rechtmäßigen geschäftlichen Interessen, die von Rheinland Kraftstoff oder einem verbundenen Unternehmen der Shell Unternehmensgruppe verfolgt werden, notwendig ist, es sei denn die Interessen oder Grundrechte und Freiheiten der betroffenen Person(en) gehen vor; oder
• (nur falls gesetzlich erforderlich) mit der ausdrücklichen Einwilligung der Person.

In den Fällen, in denen die Verarbeitung auf der Einwilligung beruht und vorbehaltlich der anwendbaren örtlichen Gesetze, die etwas anderes vorsehen können, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat keinen Einfluss auf die Gültigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung.

Rheinland Kraftstoff hat sich der Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten

Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten

Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, die dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch dienen. Insbesondere können wir für einige unserer Dienste eine Verschlüsselung vornehmen. Wir wenden zudem ein Authentifizierungs- und Überprüfungsverfahren für den Zugriff auf Rheinland Kraftstoff-Dienste sowie Dienste verbundener Unternehmen innerhalb des Shell-Konzerns an und testen, beurteilen und bewerten die Effektivität unserer Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig. Diese technischen und organisatorischen Maßnahmen werden in angemessenem Umfang dem Stand der Technik angepasst.

An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Die unter diese Datenschutzerklärung fallenden personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu den oben genannten Zwecken verarbeitet und nur streng nach dem „Kenntnis-nur-bei-Bedarf“ („Need-to-know“) – Grundsatz, also bei unbedingter Notwendigkeit, weitergegeben an:

• Andere Unternehmen innerhalb des Shell Konzerns;
• Befugte Vertreter von Dritten, Dienstanbieter, externe Auditoren und/oder Subunternehmer von Rheinland Kraftstoff oder eines verbundenes Unternehmen der Shell Unternehmensgruppe; oder

Eine zuständige Behörde, staatliche Stelle, Aufsichts- oder Finanzbehörde, soweit zur Einhaltung einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, der Rheinland Kraftstoff oder ein verbundenes Unternehmen der Shell Unternehmensgruppe unterliegt, notwendig oder soweit gemäß den anwendbaren Gesetzen zulässig.

Ihre personenbezogenen Daten können an eine Stelle außerhalb Ihres Landes übertragen werden, das unterliegt entsprechenden Schutzmaßnahmen.

Übertragungen Ihrer personenbezogenen Daten in andere Länder

Soweit Ihre personenbezogenen Daten an Unternehmen innerhalb des Shell-Konzerns und/oder an autorisierte Dritte außerhalb Ihres Landes übermittelt werden, ergreifen wir organisatorische, vertragliche und rechtliche Maßnahmen um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den oben genannten Zwecken verarbeitet werden und dass ausreichende Schutzmaßnahmen angewendet werden, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.

Diese Maßnahmen umfassen verbindliche Interne Datenschutzvorschriften für Übertragungen zwischen den Unternehmen des Shell Konzerns, von der Europäischen Kommission genehmigte Transfermechanismen für Übertragungen an Dritte sowie jegliche Maßnahmen, um zusätzlichen lokalen rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Eine Kopie der Verbindlichen Internen Datenschutzvorschriften von Shell können Sie unter https://www.shell.de/privacy/_jcr_content/root/main/containersection-0/simple_850487381/text.multi.stream/1582033078118/cbd1d82ecc649f343df1032f40f8c661baf6d647/shell-binding-corporate-rules.pdf finden. Oder Sie wenden sich einfach an privacy-office-SI@shell.com.

Welche Konsequenzen hat es, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen?

Personenbezogene Daten, die Rheinland Kraftstoff oder ein verbundenes Unternehmen der Shell Unternehmensgruppe für diese Prozesse entweder direkt oder indirekt erfasst, werden benötigt, um:

• die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen und/oder einen Vertrag mit einem Geschäftspartner zu schließen und das Vertragsverhältnis mit diesem aufrechterhalten zu können; oder
• den Kontakt mit Geschäftskunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern aufrechtzuerhalten.

Wenn Sie uns die benötigten Daten nicht zur Verfügung stellen, wird das unsere Möglichkeiten, mit Ihnen zu kommunizieren oder einen Vertrag mit Ihnen zu schließen oder das Vertragsverhältnis mit Ihnen aufrechtzuerhalten, beeinträchtigen.

Rheinland Kraftstoff bewahrt Ihre personenbezogenen Daten für einen definierten Zeitraum auf.

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Mit einigen Ausnahmen, die in ergänzenden Datenschutzbestimmungen erklärt werden, werden personenbezogene Daten, die für den Abschluss und die Durchführung von Verträgen mit Geschäftskunden, Lieferanten und Geschäftspartnern oder zur Prüfung von Angeboten oder Ausschreibungen benötigt werden, für die Dauer der Vertragsbeziehung und bis zu 15 Jahre danach aufbewahrt. Für Verträge mit einer Laufzeit von mehr als fünf Jahren werden diese Verträge zu den oben genannten Zwecken ab Vertragsbeginn 35 Jahre lang aufbewahrt.

In allen anderen Fällen werden die personenbezogenen Daten, einschließlich personenbezogener Daten, die im Rahmen eines erfolglosen Angebots an Rheinland Kraftstoff erfasst wurden oder bei einer Prüfung anhand von öffentlich verfügbaren oder amtlichen Sanktionslisten und Medienquellen herangezogen wurden, zu den oben genannten Zwecken nicht länger als 15 Jahre nach deren erster Erfassung aufbewahrt.

In allen Fällen können die Daten a) länger aufbewahrt werden, wenn dazu ein gesetzlicher oder regulatorischer Grund besteht (dann werden die Daten gelöscht, sobald sie für den gesetzlichen oder regulatorischen Zweck nicht mehr benötigt werden), oder b) kürzer aufbewahrt werden, wenn der Betroffene der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widerspricht und kein rechtmäßiger Geschäftszweck für deren Aufbewahrung mehr besteht.

Ihre Rechte und wie Sie diese ausüben können.

Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten

Wir wollen unsere Informationen über Sie so exakt wie möglich halten. Sie können Folgendes beantragen:

• Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten;
• Korrektur oder Löschung der personenbezogenen Daten (aber nur, wenn diese nicht länger für einen rechtmäßigen Geschäftszweck erforderlich sind);
• dass Sie nicht länger Marketingmitteilungen im Auftrag des jeweiligen Geschäftskunden, Lieferanten oder Geschäftspartners erhalten;
• dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird; und/oder
• dass Sie personenbezogene Daten, die Sie Rheinland Kraftstoff zur Verfügung gestellt haben, in strukturierter, digitaler Form erhalten, um sie an eine andere Partei übermittlen zu können, sofern dies technisch machbar ist.

 An wen können Sie sich wenden, wenn Sie eine Anfrage, ein Problem oder eine Beschwerde bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten haben?

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.

Herrn Michael Seus
c/o Deutsche Shell Holding GmbH
Suhrenkamp 71-77
22335 Hamburg

datenschutz@rheinland-kraftstoff.de

Sie können sich auch an den Leitenden Datenschutzbeauftragten (Chief Privacy Officer) des Shell-Konzerns unter folgender Adresse wenden: Shell International B.V. Den Haag, Niederlande – Handelsregister, Nr. 27155369 Schriftverkehr: Postfach 162, 2501 AN, Den Haag, oder per E-Mail unter privacy-office-SI@shell.com.

Wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Rheinland Kraftstoff oder einem mit ihr verbundenen Unternehmen innerhalb des Shell-Konzerns nicht zufrieden oder nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde beim Bundesdatenschutzbeauftragten (Bund) oder dem für Sie zuständigen Landesdatenschutzbeauftragten (Bundesland) oder ggfs. bei der niederländischen Datenschutzbehörde mit der Anschrift Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Den Haag, Niederlande, einzureichen.

Besuchen Sie folgende Webseiten, wenn Sie mehr Informationen wünschen:

https://www.bfdi.bund.de/DE/Home/home_node.html

https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en

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Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig aktualisiert.

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann sich im Laufe der Zeit ändern. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärung regelmäßig auf mögliche Änderungen zu überprüfen. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt im November 2024 aktualisiert.