Datenschutzerklärung für Geschäftskunden, Lieferanten, Partner

Diese Datenschutzerklärung bietet Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch ein oder mehrere Unternehmen der RK. Sie beziehen sich auf Personen, die unsere Geschäftskunden (B2B), Lieferanten, Geschäftspartner (auch für nicht von RK geführten Joint Ventures) sind oder für diese oder im Auftrag von diesen arbeiten oder zu deren Anteilseignern gehören.

Informationen für Personen, die sich für eine Arbeitsstelle bei RK bewerben, sind in der Datenschutzerklärung für Bewerber.

Diese Datenschutzerklärung gibt Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten zu welchen Zwecken verarbeitet werden, wie lange wir die personenbezogenen Daten aufbewahren, wie Sie auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und sie aktualisieren können, und wo Sie weitere Informationen erhalten.

Besonderer Hinweis – Personen unter 16 Jahren. Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Kindern.

Wenn Sie unter 16 Jahre alt sind, senden Sie uns bitte keine personenbezogenen Daten (z.B. Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre E-Mail-Adresse). Wenn Sie RK auf eine Weise kontaktieren möchten, die die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich macht, bitten Sie Ihre Eltern oder Erziehungsberechtigten, dies in Ihrem Namen zu tun.

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten von und in Bezug auf Personen, die unsere Geschäftskunden, Lieferanten, Geschäftspartner (auch von nicht von RK geführten Joint Ventures), Stakeholder und/oder Investoren sind oder für diese oder im Auftrag von diesen arbeiten oder zu deren Anteilseignern gehören:

• Private Kontaktdaten (z. B. Name, Postanschrift oder E-Mail-Adresse, Telefonnummer) nur, wenn notwendig;
•  Geschäftliche Kontaktdaten und damit zusammenhängende Informationen (z. B. Stellenbezeichnung, Abteilung, Name der Organisation und Ihr geschäftlicher Umgang mit RK im eigenen Namen oder im Namen des betreffenden Geschäftskunden, Lieferanten, Geschäftspartners und/oder Investors).

Um gesetzliche und behördliche Auflagen zu erfüllen, die Vermögenswerte und die Mitarbeiter bzw. Kontraktoren von RK zu schützen und insbesondere sicherzustellen, dass RK Handelskontrollgesetze, Gesetze zur Geldwäsche- und/oder Korruptionsbekämpfung und andere behördliche Vorschriften einhalten kann, führen wir darüber hinaus vor Vertragsabschlüssen und in regelmäßigen Abständen nach Vertragsabschlüssen Prüfungen von bestehenden und potenziellen Vertragspartnern durch.

Eine solche Prüfung schließt Personen wie etwa Geschäftsführer, leitende Angestellte, Einzelunternehmer und wichtige Stakeholder unserer bestehenden und potenziellen Vertragspartner ein.

Die Prüfung erfolgt anhand von öffentlich verfügbaren oder amtlichen Sanktionslisten und Medienquellen.

Diese Daten können personenbezogene Daten in Bezug auf vermutetes und tatsächliches kriminelles Verhalten, Strafregistereinträge oder Informationen über Strafverfahren wegen kriminellen oder gesetzeswidrigen Verhaltens beinhalten, die jedoch ausschließlich zu dem Zweck geprüft werden, die Einhaltung der gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen seitens RK sicherzustellen und/oder nur soweit gemäß den lokalen Gesetzen zulässig oder vorgeschrieben.

Die Prüfung führt zu keiner automatisierten Entscheidung in Bezug auf die bestehenden oder potenziellen Vertragspartner.

Deutsche Shell Holding GmbH, Suhrenkamp 71-77, 22335 Hamburg, Deutschland und/oder eines oder mehrere Unternehmen der RK Unternehmensgruppe, je nach Ihrem Standort und Geschäftsbeziehung

Wir verarbeiten die unter diese Datenschutzerklärung fallenden personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

Ausübung unserer Geschäftstätigkeit

dies umfasst u. a. folgende Aktivitäten:

• Erforschung, Entwicklung und Verbesserung von Produkten oder Services
• Abschluss und Durchführung von Verträgen mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
• Erfassen und Abrechnen von Services, Produkten und Materialien für und von RK Unternehmen
• Management von Beziehungen und Marketing, z. B. durch Aufrechterhalten und Fördern des Kontakts mit bestehenden und potenziellen Kunden, Account-Management, Kundenservice und Entwicklung, Durchführung und Analyse von Marktstudien und Marketing-Strategien.

Organisation und Management des Geschäfts

dies umfasst u. a. Folgendes:

• Finanzmanagement
• Anlagenmanagement
• Fusionen
• Ausgliederungen
• Übernahmen und Veräußerungen
• Anwendung von Kontrollmechanismen
• Managementberichterstattung und -analyse
• interne Prüfungen und Untersuchungen.

Der Gesundheitsschutz, Arbeits- und Anlagensicherheit

dies umfasst u. a. Folgendes:

• Schutz des Lebens und der Gesundheit der Menschen
• Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
• Schutz der Unternehmen und des Personals der RK
• Authentifizieren des Status und der Zugriffsrechte einer Person

oder…

Übereinstimmung mit gesetzlichen und/oder regulatorischen Vorschriften

d. h. Einhaltung von gesetzlichen oder behördlichen Auflagen u. a. bei Rechtsstreitigkeiten und zur Abwehr von Ansprüchen.

(oder für einen sekundären, eng damit zusammenhängenden Zweck, z. B. Speicherung oder Löschung).

Die unter diese Datenschutzerklärung fallenden personenbezogenen Daten werden nur zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• um auf Verlangen einer Person vor dem Abschluss eines Vertrags bestimmte Schritte durchzuführen;
• soweit zur Einhaltung einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung der RK unterliegen, notwendig;
• soweit zur Verfolgung der berechtigten Interessen der RK notwendig, es sei denn, die Interessen oder Grundrechte und -freiheiten der Person haben Vorrang vor diesen Interessen; oder
• (nur, soweit gesetzlich vorgeschrieben) mit ausdrücklicher Einwilligung der Person.

In den Fällen, in denen die Verarbeitung auf der Einwilligung beruht und vorbehaltlich der anwendbaren örtlichen Gesetze, die etwas anderes vorsehen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Dies hat keinen Einfluss auf die Gültigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung.

Die unter diese Datenschutzerklärung fallenden personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu den oben dargelegten Zwecken verarbeitet und nur streng nach dem „Kenntnis nur bei Bedarf“-Grundsatz, also bei unbedingter Notwendigkeit, an folgende Dritte weitergegeben:

• andere Unternehmen innerhalb der RK
• autorisierte externe Dritte, Dienstleister und/oder Subkontraktoren von RK;
• eine zuständige Behörde, staatliche Stelle, Aufsichts- oder Finanzbehörde, soweit zur Einhaltung einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, der die betreffenden Shell Unternehmen unterliegen, notwendig oder soweit gemäß lokalen Gesetzen zulässig.

Soweit die personenbezogenen Daten an Unternehmen innerhalb der RK und/oder an autorisierte Dritte außerhalb Ihres Landes (u. a. auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums) übermittelt worden sind, ergreifen wir organisatorische, vertragliche und rechtliche Maßnahmen um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den oben dargelegten Zwecken verarbeitet werden und dass ausreichende Schutzmaßnahmen angewendet werden, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.

Zu diesen Maßnahmen gehören verbindliche interne Datenschutzvorschriften gem. EU-DS GVO Artikel 47 für die Übermittlung innerhalb der RK sowie die von der Europäischen Kommission genehmigte Mechanismen für die Übermittlung an Dritte in Ländern, die nach Einschätzung der Kommission keinen ausreichenden Datenschutz bieten, sowie etwaige zusätzliche lokale Rechtsvorschriften.

Personenbezogene Daten, die RK für diese Prozesse entweder direkt oder indirekt erfasst, werden benötigt, um

• die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen und/oder einen Vertrag mit einem Partner schließen und das Vertragsverhältnis mit diesem aufrechterhalten zu können.
• den Kontakt mit Geschäftskunden, Lieferanten und Geschäftspartnern, Websseiten-Besuchern und Investoren aufrechtzuerhalten.

Wenn Sie uns die benötigten Informationen nicht bereitstellen, wird das unsere Möglichkeiten, mit Ihnen zu kommunizieren oder unsere Fähigkeit, einen Vertrag mit einem Partner zu schließen oder das Vertragsverhältnis mit einem Partner aufrechtzuerhalten, beeinträchtigen.

Personenbezogene Daten, die für den Abschluss und die Durchführung von Verträgen mit Geschäftskunden, Lieferanten und Geschäftspartnern oder zur Prüfung von Angeboten oder Ausschreibungen benötigt werden, werden für die Dauer der Vertragsbeziehung und bis zu 15 Jahre danach aufbewahrt. Für Verträge mit einer Laufzeit von mehr als 5 Jahren werden diese Informationen zu den oben dargelegten Zwecken ab Vertragsbeginn 35 Jahre lang aufbewahrt.

In allen anderen Fällen werden die personenbezogenen Daten, einschließlich personenbezogener Daten, die im Rahmen eines erfolglosen Angebots an RK erfasst wurden oder bei einer Prüfung anhand von öffentlich verfügbaren oder amtlichen Sanktionslisten und Medienquellen herangezogen wurden, zu den oben dargelegten Zwecken nicht länger als 15 Jahre nach deren erster Erfassung aufbewahrt.

In allen Fällen können die Daten a) länger aufbewahrt werden, wenn dazu ein gesetzlicher oder regulatorischer Grund besteht (dann werden die Daten gelöscht, sobald sie für den gesetzlichen oder regulatorischen Zweck nicht mehr benötigt werden), oder b) kürzer aufbewahrt werden, wenn der Betroffene der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widerspricht und kein rechtmäßiger Grund für deren Aufbewahrung mehr besteht.

Wir wollen unsere Informationen so genau wie möglich halten. Jede Person kann auf ihre eigenen personenbezogenen Daten zugreifen, deren Berichtigung oder Löschung beantragen (nur, soweit sie für einen rechtmäßigen Geschäftszweck nicht mehr

benötigt werden) und die Beschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Wenn Sie Fragen, Bedenken oder Beschwerden in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie uns jederzeit gerne über datenschutz@rheinland-kraftstoff.de oder unter folgender Anschrift kontaktieren: Datenschutz, Deutsche Shell Holding GmbH, Suhrenkamp 71-77, 22335 Hamburg, Deutschland.

Wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch RK nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer eigenen Datenschutzbehörde einzureichen. Des Weiteren haben Sie u.U. das Recht bei der zuständigen Hamburger Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen. Die Besucheranschrift lautet: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Klosterwall 6 (Block C), 20095 Hamburg.

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Diese Datenschutzerklärung kann sich im Laufe der Zeit ändern. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 22. Mai 2018 aktualisiert.