Informationen für Personen, die Angestellte, Praktikanten oder einzelne Auftragnehmer sind oder waren, sowie Angehörige von RK Mitarbeitern.
Was beinhaltet diese Datenschutzerklärung?
Jede Person bei der RK („RK“ oder „wir“) ist verantwortlich für den Schutz personenbezogener Daten untereinander sowie der unserer Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten.
Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über personenbezogene Daten, die von RK im Zusammenhang mit Personen verarbeitet werden, die Angestellte, Praktikanten oder einzelne Auftragnehmer sind oder waren, sowie Angehörige von RK Mitarbeitern.
Diese Datenschutzerklärung unterliegt zu jeder Zeit lokal geltendem Recht.
In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, welche personenbezogenen Daten zu welchen Zwecken verarbeitet werden, wie lange wir die personenbezogenen Daten aufbewahren, wie Sie auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und diese aktualisieren und wo Sie weitere Informationen erhalten.
Neben dieser Datenschutzerklärung erläutern weitere Datenschutzerklärungen, wie wir personenbezogene Daten in Bezug auf bestimmte HR-Prozesse (wie WebIC, lohndirekt, Q-Time, Eurodata, euroshell) verarbeiten. Darüber hinaus kann es in den Ländern, in denen wir tätig sind, lokale Datenschutzerklärungen geben, die die vor Ort geltenden Praktiken und rechtlichen Anforderungen widerspiegeln.
Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die zur Verwaltung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind, um Auftragnehmer und Praktikanten zu beschäftigen und bestimmten Angehörigen von RK Mitarbeitern Leistungen zu erbringen.
Dazu gehören persönliche Kontaktinformationen, Geburtsdatum, Familienstand, Informationen zu Gehaltsabrechnung und Bankkonto, Informationen zu Gehalt und Leistungen, einschließlich Empfängerinformationen, Notfallkontakte, Informationen zur Arbeitsleistung und alle sonstigen Informationen, die zur Verwaltung des Arbeitsverhältnisses, zur Beauftragung von Auftragnehmern und zur Bereitstellung von Leistungen für bestimmte Angehörige von RK Mitarbeitern.
Sensible personenbezogene Daten
Ferner verarbeiten wir einige Sonderkategorien personenbezogener Daten („sensible personenbezogene Daten“), wie Daten über die Gesundheit eines Menschen, seine
Rasse oder ethnische Herkunft, religiöse oder philosophische Überzeugungen, sexuelle Orientierung, politische Meinungen und Gewerkschaftsmitgliedschaft nur dort, wo es notwendig ist im Hinblick auf die Einhaltung der Beschäftigungs- und Sozialversicherungsgesetze, oder soweit dies für die arbeitsmedizinische Beratung und Unterstützung erforderlich ist, um die lebenswichtigen Interessen einer Person (wie im Notfall) zu schützen, oder wenn dies aus Gründen der öffentlichen Gesundheit erforderlich ist oder die Person dazu ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt hat.
Für welche Zwecke verarbeiten wir personenbezogene Daten?
Wir können Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:
- um unseren Verpflichtungen zur Einhaltung der vor Ort geltenden Gesetze und Vorschriften nachzukommen;
- für legitime Geschäftsinteressen (z. B. Leistungsmanagement, um sicherzustellen, dass wir über qualifizierte und kompetente Mitarbeiter verfügen oder aus Gründen des Schutzes für Gesundheit und Sicherheit, indem gewährleistet wird, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zutritt zu bestimmten Standorten bzw. Anlagen haben; oder
- wo Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung gegeben haben.
Bitte beachten Sie, dass RK grundsätzlich nicht die Einwilligung von RK Mitarbeitern zur Verarbeitung personenbezogener Daten anfordert oder sich auf diese beruft.
Es gibt jedoch begrenzte Umstände, unter denen eine Einwilligung erforderlich ist, z. B. wenn dies nach geltendem Recht erforderlich ist, einschließlich für die Verarbeitung „sensibler“ personenbezogener Daten.
Personenbezogene Daten, die von RK Mitarbeitern angefordert werden, entsprechen den Mindestanforderungen, die erforderlich sind, um rechtliche und/oder vertragliche Anforderungen zu erfüllen und Möglichkeiten zur Teilnahme an Programmen oder Leistungen anbieten zu können.
Falls Sie uns die angeforderten Informationen nicht zur Verfügung stellen, kann dies unter Umständen Auswirkungen auf Ihr bestehendes Arbeitsverhältnis haben, darauf, ein Praktikum bei uns zu absolvieren, als Auftragnehmer für uns tätig zu sein, an einem Programm teilzunehmen oder eine Leistung zu erhalten.
In den Fällen, in denen die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht und vorbehaltlich der anwendbaren lokalen Gesetze, die etwas anderes vorsehen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat keinen Einfluss auf die Gültigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung.
Der Entzug der Einwilligung kann sich jedoch auf darauf auswirken, weiterhin bei uns zu arbeiten oder anderweitig beschäftigt zu sein oder an einem Programm teilzunehmen oder eine Leistung zu erhalten.
Überwachung / Überprüfungen (Screening)
Zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen, zum Schutz der Vermögenswerte und Mitarbeiter/Auftragnehmer von RK und insbesondere zur Gewährleistung, dass RK allen Gesetzen zur Handelskontrolle, Verhinderung von Geldwäsche und/oder Bestechung und Korruption und anderen gesetzlichen Anforderungen Rechnung tragen kann, führen wir regelmäßig Überprüfungen (Screening) aller Mitarbeiter und Auftragnehmer durch.
Diese Überprüfung erfolgt anhand öffentlich verfügbarer oder staatlich ausgestellter Sanktionslisten und wird mit Informationen verglichen, die RK zu Ihrer Person hält (z. B. aus dem Register „Interessenkonflikte“)
Jegliche personenbezogenen Daten, die während des Screenings gesammelt werden, führen nicht zu automatisierten Entscheidungen bezüglich der Eignung für eine weitere Beschäftigung, ein Praktikum oder die Beauftragung als Auftragnehmer.
Wer ist für die erhobenen personenbezogenen Daten verantwortlich?
Deutsche Shell Holding GmbH, Suhrenkamp 71-77, 22335 Hamburg, Deutschland und/oder eines oder mehrere Unternehmen der RK Unternehmensgruppe, je nach Ihrem Standort und Geschäftsbeziehung.
Im Falle von einzelnen Kontraktoren, dasjenige Unternehmen innerhalb der RK Gruppe, das Ihre Dienstleistungen alleinstehend oder gemeinsam mit seinen Tochtergesellschaften innerhalb der RK Unternehmensgruppe in Auftrag gegeben hat, sowie Ihre externe Vertragsfirma/Beschäftigungsfirma/Agentur
An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?
Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die oben genannten Zwecke (oder für einen sekundären Zweck, mit dem sie eng verknüpft sind, wie z.B. zur Speicherung) verarbeitet und nur streng nach dem „Kenntnis nur bei Bedarf“-Grundsatz (Need-to-know-Prinzip) wie folgt weitergegeben:
- An andere Unternehmen der RK, einschließlich derjenigen, die sich außerhalb Ihres Standortes und des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) befinden;
- An autorisierte externe Dritte, Dienstleister und/oder Subkontraktoren von Shell; und
- Eine zuständige Behörde, staatliche Stelle, Aufsichts- oder Finanzbehörde, soweit zur Einhaltung einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, der die betreffenden RK Unternehmen unterliegen, notwendig oder soweit gemäß lokalen Gesetzen zulässig.
Übermittlung von personenbezogenen Daten
Wenn die personenbezogenen Daten an Unternehmen innerhalb der RK Unternehmensgruppe und/oder an autorisierte dritte Dienstleister und/oder
Subunternehmer weitergegeben werden, die sich innerhalb oder außerhalb Ihres Standorts befinden (einschließlich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums), ergreifen wir organisatorische, vertragliche und rechtliche Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten ausschließlich für die oben genannten Zwecke verarbeitet werden und dass ein angemessenes Schutzniveau zum Schutz der personenbezogenen Daten implementiert wurde.
Zu diesen Maßnahmen gehören Verbindliche interne Datenschutzvorschriften gem. EU-DSGVO Artikel 47 für die Übermittlung innerhalb der RK, von der Europäischen Kommission genehmigte Mechanismen für die Übermittlung an Dritte in Ländern, die nach Einschätzung der Kommission keinen ausreichenden Datenschutz bieten, sowie etwaige zusätzliche lokale Rechtsvorschriften.
Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten
Aufgrund der Unternehmensstruktur der RK können Ihre personenbezogenen Daten und die Ihrer Angehörigen in Länder außerhalb Ihres Standortes übertragen werden.
Wenn dies geschieht, ergreifen wir Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Datenschutzrechte und die Ihrer Angehörigen weiterhin im Einklang mit den verbindlichen internen Datenschutzvorschriften von RK und geltendem Recht geschützt sind.
Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, die dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch dienen sollen. Diese Maßnahmen werden in angemessenem Umfang dem aktuellen Stand der Technik angepasst.
Wie lange werden die personenbezogenen Daten aufbewahrt?
Alle Informationen, einschließlich personenbezogener Daten, werden gemäß den Standards der RK für das Informations- und Records Management verwaltet und sicher gelöscht, sobald sie nicht mehr für einen legitimen Geschäftszweck oder für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zweck benötigt werden.
Zur Einhaltung vor Ort geltender Anforderungen bestehen einige Ausnahmen:
- Informationen, die in Personalakten enthalten sind, werden nach Beendigung Ihrer Beschäftigung nicht länger als 10 Jahre aufbewahrt;
- Informationen über Altersleistungen werden nicht länger als 99 Jahre nach Beginn des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt;
- Alle persönlichen Daten, die im Rahmen des Screenings anhand öffentlich verfügbarer oder staatlich herausgegebener Sanktionslisten und Medienquellen erhoben werden, werden nach ihrer erstmaligen Erhebung nicht länger als 15 Jahre aufbewahrt.
- Die Namen aller Personen, die das RK Gelände betreten, sowie das Datum, die Uhrzeit und der Ort des Betretens des Geländes werden ab jedem Zugang 3 Jahre lang aufbewahrt.
- Wenn eine Einzelperson wegen schwerwiegenden Fehlverhaltens entlassen wurde oder ihr Vertrag gekündigt wurde, einschließlich des Verstoßes gegen
die Life Saving Rules oder des Verstoßes gegen den RK Verhaltenskodex, werden diese Informationen nach der Kündigung bis zu 30 Jahre aufbewahrt.
In allen Fällen dürfen Informationen aufbewahrt werden für a) einen längeren Zeitraum, wenn ein gesetzlicher Grund dafür besteht (in diesem Fall werden sie gelöscht, sobald sie für den gesetzlichen Zweck nicht mehr benötigt werden) oder b) einen kürzeren Zeitraum, wenn Sie oder Ihre Angehörigen Einspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einlegen und es keinen legitimen Zweck mehr gibt, sie weiterhin aufzubewahren.
Wie kann ich auf meine personenbezogenen Daten zugreifen?
Wir wollen unsere Informationen über Sie so genau wie möglich halten. Sie können auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, die Korrektur oder Löschung personenbezogener Daten verlangen (aber nur, wenn sie für einen legitimen Geschäftszweck nicht mehr benötigt werden) und beantragen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird. Die Personalabteilung erteilt Auskunft. Wenn Sie ein Auftragnehmer sind, wenden Sie sich bitte an Ihre externe Vertragsfirma/Beschäftigungsfirma/Agentur.
An wen kann ich mich wenden, um weitere Informationen zu erhalten?
Bei Anliegen, Fragen oder Kritik zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@rheinland-kraftstoff.de oder unter folgender Anschrift kontaktieren: Datenschutz, Deutsche Shell Holding GmbH, Suhrenkamp 71-77, 22335 Hamburg, Deutschland.
Wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch RK nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer eigenen Datenschutzbehörde.
Desweiteren haben Sie u.U. das Recht bei der für die RK zuständigen Hamburger Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen. Die Besucheranschrift lautet: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Klosterwall 6 (Block C), 20095 Hamburg.
Änderungen an dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann sich im Laufe der Zeit ändern. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 22. Mai 2018 aktualisiert.